حسابداری حقوق‌و‌دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق‌و‌دستمزد چیست (تعریف و مثالها)
همه کارکنان یک سازمان از طریق بخش حقوق‌و‌دستمزد پرداختی دریافت می کنند. فرآیند ثبت سوابق برای جبران خسارت کارکنان به عنوان حسابداری حقوق‌و‌دستمزد شناخته می شود. حسابداران حقوق‌و‌دستمزد نقش مؤثری در حصول اطمینان از ثبت صحیح سوابق دارند، بنابراین کارکنان می توانند درآمد مناسبی را برای کارهای تکمیل شده دریافت کنند و عملیات مالی به خوبی انجام شود.
در این مقاله، حسابداری حقوق‌و‌دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق‌و‌دستمزد شامل چه مواردی می‌شود؟
نمونه‌هایی از این مفهوم و نحوه شروع حسابداری حقوق‌و‌دستمزد را بیان می‌کنیم.
حسابداری حقوق‌و‌دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق‌و‌دستمزد شامل بایگانی و ردیابی داده های پاداش کارکنان است، مانند پولی که از هر چک حقوق و مالیات و مزایایی که کارمند دریافت می کند. حسابداران حقوق‌و‌دستمزد از ورودی های مجله مالی برای خلاصه کردن تراکنش های سازمان و کل جریان نقدی استفاده می کنند. ورودی های حقوق‌و‌دستمزد تحت محدوده یک دفتر کل قرار می گیرند که تمام اطلاعات مالی را مرتب می کند. هنگامی که تمام اطلاعات حقوق‌و‌دستمزد در مورد یک کارمند مستند شد، منابع‌انسانی می‌توانند این داده‌ها را جمع‌آوری کرده و برای مدیر خود ارسال کنند تا به ارزیابی عملکرد خود اضافه کنند.
حسابداری حقوق‌و‌دستمزد شامل چه مواردی می شود؟
حسابداران حقوق‌و‌دستمزد باید مهارت های سخت خود را برای درج دقیق اطلاعات مربوط به دفتر کل به کار گیرند. تمام هزینه ها، بدهی ها و دارایی ها باید برای اهداف مالی و رعایت موارد ثبت شوند. در اینجا لیست کاملی از مواردی که باید هنگام ثبت پاداش کارکنان اضافه کنید آمده است:
- دستمزد ناخالص، حقوق، پاداش و پورسانت
- کسر مالیات کارفرما و کارمند
- کسر حقوق، حق بیمه و طرح های پس انداز
- هزینه های مزایای جانبی کارفرما
مطالعه کنید : مقایسه نرم‌افزارهای CRM و ERP
دستمزد ناخالص، حقوق، پاداش و پورسانت
شما باید تمام درآمدهایی را که یک کارمند در طول سال مالی به دست آورده است حساب کنید. این شامل حقوق سالانه، دستمزد اضافی و اضافه کاری در صورت لزوم می شود. اگر کارفرمای شما حقوق اضافه کاری ارائه می دهد، با مدیر و منابع‌انسانی خود مشورت کنید تا مطمئن شوید که برای کارمند خاصی تایید شده است. همچنین باید تأیید کنید که کدام کارمندان بابت معاملاتی که برای سازمان بسته اند، کمیسیون دریافت کرده اند.
کسر مالیات کارفرما و کارمند
ارقام مالیاتی که از حقوق کارمندان کسر می شود باید جداگانه ثبت شود. زمانی که یک کارمند فرم W-4 خود را در روز اول استخدام پر می‌کند، می‌تواند تعیین کند که چقدر می‌خواهد کسر کند.
برخی از نمونه‌هایی از مالیات‌های کسر شده از چک حقوق و هزینه کارفرمایان عبارتند از:
- مالیات بر درآمد فدرال
- مالیات تامین اجتماعی
- مالیات های مدیکر
- مالیات بر درآمد ایالتی (در صورت لزوم)
مطالعه کنید : چطور ERP نحوه عملکرد انبار شما را بهبود می بخشد؟
کسر حقوق، حق بیمه و طرح های پس انداز
بسته به مزایایی که کارفرما ارائه می دهد، آنها بخشی از حق بیمه مراقبت های بهداشتی، طرح های پس انداز برای بازنشستگی یا کمک به سازمان های غیرانتفاعی را برای یک کارمند دریغ می کنند. به این ترتیب، می‌توانید بخش‌هایی از حقوق کارمندان را به غیر از اهداف مالیاتی تقسیم کنید.
هزینه های مزایای جانبی کارفرما
حسابداران حقوق‌و‌دستمزد باید هزینه کارفرما را برای مدیریت مزایای بهداشتی و دندانپزشکی، اعطای تعطیلات با حقوق، بازنشستگی و غرامت کارگر در صورت نیاز لحاظ کنند. تمام اطلاعات جمع‌آوری‌شده در اینجا می‌تواند به شما در بودجه‌بندی کمک کند و دریابید که آیا می‌توانید مزایای ارائه شده به کارمندان را گسترش دهید.
مطالعه کنید : یکپارچه سازی ERP چیست؟
نمونه هایی از حسابداری حقوق‌و‌دستمزد
برای اطمینان از ثبت صحیح حقوق‌و‌دستمزد، می توانید ورودی ها را به سه روش جداگانه انجام دهید:
ضبط های اولیه: ضبط ها روش استاندارد برای وارد کردن داده های حقوق‌و‌دستمزد هستند. این فقط در مورد دستمزد، مالیات و تکلیف کارمندان صدق می کند، نه شرکت.
دستمزد تعهدی: این ورودی در پایان دوره حسابداری شرکت اتفاق می افتد. این می تواند سه ماهه یا سالانه باشد، اما به اندازه شرکت و میزان فوریت ذینفعان خارجی برای بررسی اطلاعات مالی بستگی دارد.
پرداخت های دستی: نمونه ای از درج پرداخت دستی زمانی اتفاق می افتد که شما باید چک را مستقیماً به یک کارمند به آدرس منزل خود ارسال کنید. اگر دستمزد کارمند را تعدیل کنید، ممکن است صدور چک برای محاسبه این تغییر الزامی باشد.
نحوه شروع حسابداری حقوق‌و‌دستمزد
اگر برای شروع ردیابی حقوق‌و‌دستمزد به کمک نیاز دارید، به این مراحل نگاهی بیندازید تا به شما در شروع کار کمک کند.
- مرتب سازی اقلام اولیه برای حسابداری حقوق‌و‌دستمزد
- اسناد کارمندان را تعیین کنید
- مجموع پرداخت ها را محاسبه کنید
- سند حقوق‌و‌دستمزد به ازای هر هزینه
- مالیات پرونده
مطالعه کنید : نرم‌افزار Cloud ERP چیست؟
1. اقلام اولیه را برای حسابداری حقوق‌و‌دستمزد مرتب کنید
هنگامی که یک کسب‌و‌کار را راه اندازی می کنید، باید تصمیمات روشنی در مورد نحوه جبران خسارات کارکنان خود بگیرید. انواع پاداشی که ارائه می کنید می تواند طول عمر یک کارمند و میزان تلاش لازم برای انجام وظایف و پروژه های محول شده توسط مدیر را تعیین کند.
بیایید انتخاب های اولیه ای را که باید انجام دهید را تفکیک کنیم:
دستمزد
ابتدا، برای دریافت شماره شناسایی کارفرمای فدرال، باید کسب‌و‌کار خود را در خدمات درآمد داخلی ثبت کنید. پس از تکمیل، تصمیم بگیرید که چقدر می خواهید به کارکنان خود پرداخت کنید. شما باید بر اساس میزان پرداختی که رقبا در صنعت شما به آنها پرداخت می کنند، به آنها غرامت پرداخت کنید. یک تجزیه و تحلیل SWOT انجام دهید تا به شما کمک کند حقوق رقبا را شناسایی کنید و ببینید آیا حقوقی که ارائه می دهید نقطه قوتی برای کسب‌و‌کار شما است یا خیر. نحوه پرداخت دستمزد به نحوه مستندسازی اطلاعات حقوق‌و‌دستمزد مرتبط است.
دوره های پرداخت
در نظر بگیرید که آیا می خواهید کارکنان شما به صورت ساعتی یا سالانه کار کنند. کارمندان پاره وقت معمولاً ساعتی دستمزد می گیرند، بنابراین به تعداد کارمندانی که نیاز دارید و تعداد ساعات کار در شرکت خود را در نظر بگیرید. همچنین تعیین کنید که آیا می خواهید یک بار در ماه یا یک هفته به کارمندان حقوق بدهید. معمول است که کارمندان به صورت شش ماهه یا دو هفته‌ای به کارمندان حقوق می‌دهند.
فواید
در مورد مزایایی که می توانید ارائه دهید، پهنای باندی که دارید را درک کنید. از کارشناسان صنعت در مورد پاداشی که رقابت شما ارائه می دهد، بینش دریافت کنید. به این ترتیب، با بازاری که در آن کار می‌کنید قابل مقایسه است. بیمه درمانی و طرح‌های 401(k) برخی از محبوب‌ترین مزایای ارائه‌شده هستند، اما شما باید ایده‌ای برای تامین مالی این طرح داشته باشید. کارمند از حقوق خود خارج می کند.
2. مدارک کارمندان را جمع آوری کنید
هنگامی که فرآیندهای حقوق‌و‌دستمزد را به پایان رساندید، می‌توانید تمام فرم‌هایی را که باید کارکنان هنگام سوار شدن به آنها تکمیل کنند، جمع‌آوری کنید. به این ترتیب، اطلاعاتی که آنها پر می کنند مستقیماً در سیستم حقوق‌و‌دستمزد درج می شود.
برای اهداف حسابداری حقوق‌و‌دستمزد کارکنان باید فرم های زیر را پر کنند:
فرم I-9: هر شهروند ایالات متحده باید قبل از کار در یک سازمان، این مدارک را پر کند و باید فرم های صحیح اسناد مورد نیاز دولت فدرال، از جمله گواهینامه رانندگی، کارت تامین اجتماعی و گواهی تولد را به همراه داشته باشد.
فرم W-4: W-4 وضعیت مالیاتی کارمندان را تعیین می کند و اگر تصمیم دارند برای افراد تحت تکفل خود کمک هزینه اضافی دریافت کنند. این اطلاعات برای زمانی که مالیات را ثبت می کنید حیاتی است و نشان می دهد که دولت چقدر می تواند از حقوق آنها برداشت کند.
فرم مجوز سپرده مستقیم: اگر کارمندی بخواهد چک خود را به حساب بانکی خود واریز کند، این فرم را پر می کند. سپرده مستقیم گزینه بهتری برای حسابدار حقوق‌و‌دستمزد است که به دنبال اجتناب از پرداخت دستی هنگام ثبت اطلاعات کارکنان است.
3. مجموع پرداخت ها را محاسبه کنید
یک سیستم نرم‌افزاری متمرکز یک راه ضروری برای شما برای ثبت اطلاعات حقوق‌و‌دستمزد است. این باعث صرفه جویی در وقت شما در تمام مراحل فرآیند مانند ارسال پرداخت های لازم و فرم ها به صورت الکترونیکی می شود و می تواند یادآوری هایی در مورد ضرب الاجل های آینده در مورد وظایف قابل توجه برای شما ارسال کند.
4. ثبت حقوق‌و‌دستمزد به ازای هر هزینه
برای تنظیم اسناد تراکنش‌های مالی سازمان، فهرستی از نمودارهای حساب کاربری را اجرا کنید. در اینجا، می‌توانید مستقیماً هزینه‌ها و بدهی‌های خود را با استفاده از مواردی که در بالا درج شده است، حساب کنید، و می‌توانید هزینه‌ها را با کم کردن مبلغ کسر شده یا واجد شرایط مالیات نشان دهید.
5. مالیات پرونده
با کم کردن همه کسورات از دستمزد ناخالص، حقوق خالص کارکنان خود را بیابید. مجموع این رقم به کارمند و دولت تعداد نهایی مبلغی را که به ازای هر چک حقوق دریافت می‌کنند، می‌دهد.
شرکت نرم‌افزاری نارنگ‌سیستم
شرکت نارنگ‌سیستم ارائه دهنده راهکارهای نرم‌افزاری کسب و تجارت برای سازمانها و شرکت هایی در اندازه های مختلف می باشد، که در حال حاضر افتخار خدمات دهی به مشتریانی در صنایع و اصناف مختلف را دارا است.
از جمله محصولات نارنگ‌سیستم نرم‌افزارهای مدیریت مالی و حسابداری نارنگ جهت شرکت ها و تعاونیهای مصرف، نرم‌افزار های مدیریت بازرگانی و انبار برای شرکت های بازرگانی و فروشگاهها و نیز سیستم های حوزه منابع‌انسانی است.
طراح سیستم های نارنگ رضایت مشتری را رسالت خود می داند و برهمین مبنا در تلاش می باشد متناسب با سطح نیازهای مشتری گام بردارد، که تولید و طراحی نرم‌افزار های جدید و پشتیبانی نامحدود نرم‌افزارها گویای همین امر است.
دوست دارید بیشتر بدانید؟ همین حالا با تیم نارنگ‌سیستم تماس بگیرید.
انواع نرم‌افزارهای شرکت نارنگ‌سیستم
- سیستم حسابداری
- نرم‌افزار خزانه داری
- سیستم اموال و دارایی ثابت
- نرم‌افزار بودجه و اعتبارات
- سیستم سهامداران
- سیستم حقوق‌و‌دستمزد
- نرم‌افزار انبارداری
- سیستم خرید و تدارکات
- نرم‌افزار بازرگانی نارنگ‌سیستم
- سیستم پرسنلی
- سیستم مدیریت تردد نارنگ
- نرم‌افزار کارگزینی و احکام
نویسنده مقاله: زهره نوروزی